Tổng hợp 11 cách sử dụng Google Docs mà ai cũng nên biết

Trong môi trường làm việc với Workspace, chắc nhắn bạn sẽ nghe qua Google Docsuments. Chính vì thế, trong bài viết này, svshop.vn sẽ hướng dẫn tất tần tật các cách sử dụng Google Docs hiệu quả và đơn giản nhất cho người mới bắt đầu.

Google Docs là gì?

Google Docs là một trình xử lý văn bản dựa trên web miễn phí được Google cung cấp như một phần của bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh – Google Drive – để cạnh tranh với Microsoft Office. Các dịch vụ chính khác có trong bộ ứng dụng dựa trên đám mây là Trang tính (Excel) và Trang trình bày (PowerPoint).

Google Docs có sẵn trên tất cả các thiết bị và nền tảng. Bên cạnh đó, nó còn hỗ trợ một số loại tệp khác nhau, bao gồm .doc, .docx .txt, .rtf và .odt, giúp bạn dễ dàng xem và chuyển đổi các tệp Microsoft Office trực tiếp từ Google Drive.

Ngoài ra, vì Docs là một trình xử lý văn bản trực tuyến, bạn có thể chia sẻ và cộng tác với nhiều người trên cùng một tài liệu, theo dõi các bản sửa đổi, thay đổi và đề xuất tất cả trong thời gian thực.

Cách tạo tài khoản sử dụng Google Docs

Trước khi có thể sử dụng Google Docsuments, bạn phải đăng ký tài khoản Google (tài khoản @gmail). Nếu bạn đã có tài khoản, vui lòng chuyển sang phần tiếp theo. Nếu không, chúng tôi sẽ xem xét cách đơn giản để tạo tài khoản Google và giúp bạn thiết lập Tài liệu.

Bước 1: Truy cập tại đây, và nhấp vào Tạo tài khoản > Cho bản thân tôi.

Bước 2: Trên trang tiếp theo, bạn sẽ cần cung cấp một số thông tin để tạo tài khoản, chẳng hạn như họ và tên, tên người dùng và mật khẩu. Sau đó nhấp Tiếp theo.

Bước 3: Tiếp theo, bạn phải xác minh số điện thoại của mình để đảm bảo bạn là người thực sự chứ không phải  máy tính.

Bước 4: Sau khi bạn xác minh số điện thoại của mình, các trang tiếp theo yêu cầu bạn cung cấp địa chỉ email khôi phục, ngày sinh và giới tính cũng như đồng ý với tuyên bố về quyền riêng tư và điều khoản dịch vụ. Sau khi hoàn thành, bạn đã có tài khoản email mới của mình.

Cách sử dụng Google Docs trên máy tính

Cách tạo trang mới trong Google Docs

Bước 1: Truy cập Google Docsuments tại đây.

Bước 2: Nhấp vào dấu cộng như hình dưới để tạo tài liệu mới.

Cách mở file với Google Docs

Khi nhập tài liệu Word, bạn có thể sử dụng Google Tài liệu hoặc Drive để tải tệp của mình lên. Cả hai phương pháp đều cho phép bạn kéo và thả tệp từ máy tính của mình trực tiếp vào trình duyệt web để tải lên dễ dàng

Bước 1: Truy cập Google Drive tại đây.

Bước 2: Tại màn hình chính, nhấp chuột trái vào tài liệu bạn muốn mở bằng Google Docs > Mở bằng > Google Tài liệu.

Hướng dẫn kiểm tra chính tả trong Google Docs

Bước 1: Chọn Công cụ (Tool) > Chính tả và ngữ pháp (Spell) > Kiểm tra chính tả và ngữ pháp (Spell check).

Bước 2: Một thanh công cụ sửa chính tả và ngữ pháp sẽ hiện ra, bạn sẽ được gợi ý để sửa chính tả của bài viết.

Hướng dẫn chia sẻ file Google Docs với người khác

Bước 1: Nhấp vào nút Chia sẻ ở trên cùng bên phải màn hình.

Bước 2: Google Docs cho phép bạn chia sẻ nội bộ với một vài người hoặc công khai tài liệu của mình bằng cách:

• Ở ô Chia sẻ với mọi người và nhóm: Nhập email người bạn muốn chia sẻ và nhấp Xong.

Ngoài ra, khi nhấp vào ô Nhận đường liên kết, bạn có thể chỉnh sửa mức độ ảnh hưởng của (những) người dùng được chia sẻ đối với tệp khi bạn chọn một trong các tùy chọn sau:

• Tắt: Chia sẻ bị tắt. Nếu trước đây bạn đã chia sẻ một liên kết với người khác, liên kết đó sẽ không hoạt động nữa và thu hồi bất kỳ quyền nào mà họ từng có.
• Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa: Cấp cho người dùng được chia sẻ quyền đọc / ghi đầy đủ.
• Bất kỳ ai có liên kết đều có thể nhận xét: Cho phép người dùng được chia sẻ để lại nhận xét nếu muốn.
• Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem : Người được chia sẻ chỉ có thể xem tệp, nhưng không thể chỉnh sửa tệp theo bất kỳ cách nào.

Làm sao để thấy được những thao tác chỉnh sửa trên Google Docs

Để xem danh sách tất cả các thay đổi gần đây:

Cách 1: Chọn Tệp (File) > Lịch sử phiên bản (Version History) > Xem Lịch sử Phiên bản (See Version History)

Cách 2: Nhấp cùng lúc Ctrl + Alt + Shift + H (Windows) hoặc command + option + Shift + H (MacBook).

Gợi ý chỉnh sửa văn bản trên Google Docs

Nếu bạn là chủ sở hữu của một tài liệu và muốn cộng tác viên phải đề xuất các chỉnh sửa cho tệp của bạn (thay vì trực tiếp chỉnh sửa chúng), bạn có thể đặt quyền truy cập thành Đề xuất.

Điều này cho phép những người khác thực hiện chỉnh sửa tài liệu mà không phải lo lắng về việc người khác làm xáo trộn tệp của bạn. Khi cộng tác viên thực hiện chỉnh sửa, chủ sở hữu sẽ nhận được thông báo qua email về nội dung chỉnh sửa và có thể chọn giữ hoặc hủy thay đổi.

Ở trên cùng bên phải, nhấp vài biểu tượng cây bút, sau đó chọn Đề xuất.

Đếm trang, hàng và ký tự với Google Docs

Theo mặc định, Google Tài liệu không hiển thị số từ hoặc số trang. Vì vậy, nếu bạn có giới hạn từ nghiêm ngặt cho một bài tập hoặc muốn theo dõi số lượng bạn viết, có 2 cách dưới đây có thể giúp bạn làm được điều này.

Cách 1: Chọn Công cụ (Tools) > Đếm từ (Word count).

Cách 2: Nhấn Ctrl + Shift + C trên Windows hoặc Command + Shift + C trên MacBook.

Hướng dẫn thêm số trang trong Google Docs

Số trang là một công cụ trực quan được sử dụng để cho người đọc biết họ đang xem trang nào. Chúng cũng giúp bạn sắp xếp các tờ giấy và đặt chúng theo thứ tự thích hợp sau khi in. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

Chọn Chèn (Insert) > Số trang > Chọn một trong cách đặt số trang bạn thích.

Căn chỉnh lề trong Google Docs

Lề là khoảng trắng bao quanh tài liệu của bạn ở tất cả các bên. Bởi vì lề tạo ra một đường viền vô hình, khi bạn giảm kích thước lề, bạn sẽ tăng lượng không gian có thể sử dụng trên trang. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

Bước 1: Chọn Tệp (File) > Thiết lập trang (Page Setup).

Bước 2: Tiến hành chỉnh sửa, căn lề cho file Doc của bạn và nhấp OK.

Hướng dẫn thêm Text Box trong Google Docs

Thêm hộp văn bản vào Google Tài liệu là một cách tuyệt vời để làm nổi bật thông tin thích hợp và thu hút sự chú ý đến các phần tử cụ thể của tài liệu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

Bước 1: Chọn Chèn (Insert) > Bản vẽ (Drawing) > Mới (New).

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng hộp văn bản trong thanh menu > Kéo thả để tạo một hộp văn bản trong không gian được cung cấp > Thêm văn bản bạn muốn.

Hướng dẫn thêm bảng trong Docs

Bảng là một trong những công cụ trực quan hoá nội dung tốt nhất bởi nó có thể giúp người đọc định vị thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn tạo bảng.

Bước 2: Chọn Chèn (Insert) > Bảng (Table) > Chọn số ô trong bảng bạn muốn tạo.

Bước 3: Kết quả sẽ như hình bên dưới.

Hướng dẫn thiết lập sử dụng Google Docs offline

Mặc dù Google Tài liệu là một sản phẩm dựa trên web nhưng bạn cỏ thể sử dụng nó khi ngoại tuyến. Bạn cần tải xuống tiện ích mở rộng cho Chrome và đảm bảo trước đó bạn đã bật tệp để sử dụng ngoại tuyến. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với tệp sẽ cập nhật vào lần tiếp theo bạn kết nối với internet.

Bước 1: Tải xuống và thêm vào Google Tài liệu ngoại tuyến tại đây.

Bước 2: Truy cập tại đây để vào trang chính của Google Docs.

Bước 3: Trang trang chính, nhấp chọn biểu tượng 3 dấu gạch ngang trên cùng bên trái.

Bước 4: Chọn Cài đặt (Settings).

Bước 5: Trong hộp thoại Cài đặt, tại phần Ngoại tuyến, chuyển sang nút bật và nhấp OK.

Cách sử dụng Google Docs trên điện thoại

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Google Docs trên Android

Bước 1: Nhấp vào đây để cài đặt Google Docs trên Android.

Bước 2: Sau khi cài đặt, bạn hãy đăng nhập để vào tài liệu của bạn.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Google Docs trên iPhone

Bước 1: Nhấp vào đây để cài đặt Google Docs trên iPhone.

Bước 2: Sau khi cài đặt, bạn hãy đăng nhập để vào tài liệu của bạn.

Trên đây, svshop.vn đã hướng dẫn các bạn cách sử dụng Google Docs cực hiệu quả và đơn giản. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp sớm nhất.

Mong rằng những thông tin chia sẻ về cách sử dụng Google Docs sẽ có ích cho bạn. Nếu bạn thấy hữu ích thì đừng quên Like, Share và ghé thăm svsmart.vn thường xuyên, nơi chứa đựng nhiều kiến thức hay ho dành riêng cho dân văn phòng nhé.